Vie privée

La répartition des rôles ci-dessous est celle envisagée (proposition, à valider) :

• Pour les données du parc (compteurs, consommations, fournisseurs, contrats, budgets, personnes de contact), l'intercommunale qui utilise Kilowa est responsable de traitement. Act Energy agit pour son compte, comme sous-traitant, dans le cadre d'une convention de sous-traitance.
• Pour la gestion des comptes utilisateurs et la sécurité de la plateforme, Act Energy est responsable de traitement.

Act Energy — numéro d'entreprise BE0752.512.241 — info@act-energy.be — 02 522 22 72.

Délégué à la protection des données (DPO) ou point de contact vie privée : [à compléter par Act Energy]

• Utilisateurs : nom, adresse e-mail, rôle, organisation de rattachement, facteur de double authentification.
• Journal des modifications et des demandes : qui a fait quoi, et quand.
• Journal d'usage de l'intelligence artificielle : un compteur de jetons consommés, sans le contenu des échanges.
• Données du parc : elles concernent des bâtiments publics, mais peuvent contenir le nom de personnes de contact.

Les comptes sont créés uniquement sur invitation : il n'existe pas d'inscription libre.

• Gérer les accès et sécuriser la plateforme (comptes, double authentification, journal) : intérêt légitime d'Act Energy et de l'intercommunale à protéger les données confiées (proposition, à valider).
• Tenir le cadastre énergétique du parc : base légale fixée par l'intercommunale, responsable de traitement [à compléter par Act Energy].
• Envoyer les courriels liés au service (invitation, mot de passe, suivi des demandes) : nécessaires au fonctionnement des comptes.

Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

Aucune durée n'est encore arrêtée. Les durées ci-dessous sont des propositions, à valider par Act Energy :

• Compte utilisateur : pendant la durée du contrat avec l'intercommunale, puis suppression ou anonymisation dans les trois mois qui suivent sa fin ou la désactivation du compte (proposition, à valider).
• Journal des modifications et des demandes : pendant la durée du contrat, pour garder la trace de qui a modifié quoi (proposition, à valider).
• Journal d'usage de l'intelligence artificielle : douze mois (proposition, à valider).
• Données du parc : selon les instructions de l'intercommunale [à compléter par Act Energy].
• Journaux techniques des hébergeurs (connexions, erreurs) : [à compléter par Act Energy]

• Supabase Inc. — base de données et authentification, région de Francfort (Allemagne).
• Vercel Inc. — hébergement de l'application, fonctions serveur dans la région de Francfort (Allemagne).
• Brevo (France) — envoi des courriels liés au service.
• Mistral AI (France) — uniquement si l'intelligence artificielle est activée pour votre intercommunale.

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Supabase et Vercel sont toutefois des sociétés établies hors de l'Union européenne. Garanties encadrant un éventuel transfert (clauses contractuelles types ou autre mécanisme) : [à compléter par Act Energy]

Kilowa n'utilise que deux cookies, tous deux strictement nécessaires :

• le cookie de session Supabase, qui vous garde connecté ;
• le cookie « kilowa-theme », qui retient votre choix d'affichage (clair, sombre ou automatique) pendant un an.

Aucun cookie de mesure d'audience ni publicitaire. Les polices de caractères sont servies depuis la plateforme elle-même, sans appel à un service tiers.

L'intelligence artificielle est optionnelle : elle n'est activée que pour les intercommunales qui l'ont demandée, par avenant. Le fournisseur est Mistral AI (France).

Lorsqu'elle est activée, Mistral AI reçoit :

• le texte des demandes que vous rédigez avec son aide ;
• un extrait des fichiers importés (les en-têtes et cinq lignes) ;
• les photos jointes aux demandes.

Les fichiers déposés ne sont pas conservés : leur stockage est temporaire et ils sont supprimés après traitement, au plus tard une heure après le dépôt.

L'intelligence artificielle ne modifie jamais les données d'elle-même : une personne relit et valide toujours. Les contenus qu'elle propose sont signalés comme tels à l'écran.

• Comptes créés uniquement sur invitation.
• Double authentification obligatoire pour tous (code à six chiffres d'une application d'authentification).
• Cloisonnement en base : chaque utilisateur ne voit que les données de son organisation.
• Échanges chiffrés entre votre navigateur et la plateforme (HTTPS).
• Journal des modifications : chaque changement garde son auteur et sa date.

Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données, Act Energy informe l'intercommunale et, si la loi l'exige, l'Autorité de protection des données et les personnes concernées.

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer au traitement et, lorsqu'il s'applique, exercer votre droit à la portabilité.

Écrivez à info@act-energy.be. Pour les données du parc, la demande est transmise à l'intercommunale responsable.

Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD) : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be.